Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer – das sollten Sie beachten!

Der folgende Artikel soll einen kleinen Einblick geben, um diese Entscheidung zu erleichtern. 

Wann ist ein Kleinunternehmen ein Kleinunternehmen?

Ganz egal ob Existenzgründer, eigenständige Freiberufler, Start-Up oder schon länger bestehendes Kleinunternehmen: Zunächst muss bekannt sein, welche Funktionen eine Buchhaltungssoftware überhaupt erfüllen muss. Das sollte primär von der Art des Unternehmens abhängig gemacht werden. Die folgenden Punkte müssen auf einen Betrieb zutreffen, damit es als Kleinunternehmen (Kleinunternehmerregelung) gilt:

  • Der Vorjahresumsatz überschreitet nicht die Grenze von 22.000 Euro (Kleinunternehmerregelung 2020 geändert, Betrag vorher: 17.500 Euro)
  • Der Umsatz im aktuellen Kalenderjahr überschreitet voraussichtlich nicht die Grenze von 50.000 Euro

lovelyday / Shutterstock

Kleinunternehmer profitieren von der vereinfachten Buchführung. Da keine Umsatzsteuer erhoben wird, entfällt die Vorsteuer und logischerweise auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt. Es genügt eine simple Jahres-Umsatzsteuererklärung. Steuerbeträge dürfen in den Rechnungen trotzdem nicht fehlen – diesbezüglich muss auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden. Liegt der Vorjahresumsatz über den 22.000 Euro muss der Kleinunternehmer eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erstellen.

Was darf bei Ihrer Wunsch-Software nicht fehlen?

Verglichen mit größeren Unternehmen halten sich die buchhalterischen Aufgaben für Kleinunternehmer in Grenzen. Da die Bürokratie aber gerade bei Existenzgründern oft einige Fragezeichen hinterlässt, kann eine intuitiv bedienbare Buchhaltungssoftware die Lösung sein. Wichtig dabei: Sie muss GoBD-konform sein! Für Kleinunternehmer sollten diese folgenden Grund-Funktionen abgedeckt sein:

  • Rechnungserstellung
  • Belegerfassung
  • EÜR-Erstellung

Selbstverständlich dürfen auch Kleinunternehmer Mitarbeiter einstellen. In Puncto Lohnbuchhaltung sollte man jedoch auf eine Software mit entsprechenden Funktionen zurückgreifen. Ein weiterer, wichtiger Aspekt ist die Anbindung an gewisse Schnittstellen.

Welche Schnittstellen braucht das Programm?

Wenn die Steuererklärung auf elektronischem Wege versandt wird – wie es eben bei einer Buchhaltungssoftware der Fall ist – dann sollte dies über ELSTER geschehen (ELektronische STeuerERklärung). ELSTER ist eine Schnittstelle zum Finanzamt (kein Softwareersatz!) und stellt sicher, dass die Steuerdaten schnell und konform bei der Behörde landen.

Yuganov Konstantin / Shutterstock

Falls es doch zu einer Zusammenarbeit mit einem Steuerberater kommt, zum Beispiel, wenn ein Unternehmen weiter wächst und die Aufgaben überhand nehmen, kann hier eine direkte Schnittstelle ebenso von Nutzen sein. Die Software sollte in diesem Fall eine sogenannte DATEV-Schnittstelle bereithalten. DATEV ist der gängigste IT-Standard für Steuerberater.

Zudem kann eine Schnittstelle zur Bank für die Nutzung von Online-Banking innerhalb der Buchhaltungssoftware eine hilfreiche Unterstützung sein. Durch den Zugriff auf das Geschäftskonto lässt sich im betrieblichen Alltag viel Zeit sparen. Überweisungen, Lastschriften oder Eingangsrechnungen können so direkt erfasst und bearbeitet werden.

Moderne Cloud-Lösungen erleichtern die Buchhaltung für Kleinunternehmer

Viele Kleinunternehmer wollen buchhalterische Aufgaben auch von unterwegs aus erledigen, selbst wenn es nur die Erfassung eines Beleges ist. Dies hat den großen Vorteil, dass keine steuerrelevanten Dokumente verloren oder vergessen werden. Da hierfür keine stationäre Software auf einem Rechner benötigt wird, erfolgt der Zugriff über eine Cloud – die Buchhaltung wird also per Internetzugriff auf einem Server abgewickelt. Der Nutzer kann sich mit Laptop, Tablet oder Smartphone einloggen und sofort auf seine Daten zugreifen oder neue Daten dort abspeichern. Dabei entfallen in der Regel teure Anschaffungskosten für die Dienste, stattdessen werden monatliche Gebühren fällig.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass sich die Programmversion selbstständig aktualisiert und der Nutzer immer von den neusten Updates profitieren kann. Da mehrere Mittarbeiter auf die Cloud-Anwendung zugreifen können, gelingt eine effiziente Zusammenarbeit im Team. Selbstverständlich müssen Nutzer in puncto Sicherheit selbst entscheiden, ob sie ihre Daten auf einen externen Server transferieren wollen oder nicht. Hier kann eine umfassende Vorab-Recherche ratsam sein.

Zurück zur Übersicht